06.19.08
Le traitement des demandes par emails à revoir…
Jeudi 12 juin à eu lieu au domaine de Malagar une journée technique sur la gestion des demandes électroniques.
Le constat est assez alarmant et notre réseau doit vite se remettre en question.
Deux chiffres illustrent le problème, suite à une enquête au niveau aquitain : 90% des OT considèrent que leur gestion des mails est satisfaisante, alors que les tests ont montré que seulement 57% répondent à une demande type.
Autre constat, seulement 20% des OT joignent la liste des hébergements qui avait été demandée (fichier PDF).
Une mauvaise nouvelle n’arrivant jamais seule, les OT Girondins obtiennent le résultats le plus bas avec seulement 46,6% qui ont répondus à la demande contre 72,2% en Pyrénées Atlantiques.
Vous pouvez consulter l’ensemble de ces résultats sur le site Internet de la Mopa.
Peut-être pourriez vous être tenter de remettre en question les résultats de l’enquête ? Toutefois, les tests clients mystères réalisés par l’UDOTSI auprès des 21 OT en démarche qualité laissent apparaître des résultats similaires. Un taux de réponse de 61,9% (c’est meilleur mais encore insuffisant) et seulement 9,52% qui joignent un fichier PDF.
On peut néanmoins remédier assez simplement à cette situation en mettant en place des préconisations simples. L’UDOTSI 33 et la Mopa s’attacheront à communiquer des conseils aux OT et SI dans les mois à venir.
Notons d’ors et déjà quelques éléments qui peuvent améliorer la situation :
- identifier qui répond aux mails et ne pas laisser tout un chacun répondre
- marquer les mails déjà traités
- avoir des messages types très détaillés, pré-rédigés, y compris en langue étrangère
Le chantier est ouvert, reste à espérer des résulats plus satifaisants à l’avenir.
